Je größer eine Behörde oder ein Unternehmen um so größer die bürokratische Hürden auch bei einfachen Vorgängen. So scheint es zumindest oft. Und spannend wird das ganze, wenn zwei dieser Gruppen sich über einen Vorgang einigen müssen, der im schlimmsten Fall noch durch inkompatible Prozesse geregelt wird.

Natürlich haben Prozesse und festgelegte geregelte Abläufe nur das Beste im Sinn: Missbrauch vermeiden, klare Strukturen schaffen und dafür sorgen, dass gleiche Vorgänge reproduzierbar das gleiche Ergebnis schaffen. Vielleicht sogar schnell, da die Abläufe standardisiert sind. Aber was, wenn der Fall im Standard nicht vorgesehen ist, und wenn die Abweichungen auch noch so minimal sind?

Gerade wieder so einen Fall gehabt. Die Einladung von Gästen für Vorträge zu Fachthemen ist ein solcher Standardfall: Gast auswählen, ansprechen, Datum und Thema festlegen, bei der Planung unterstützen und anschließend Reisekosten erstatten.

Der Standard sieht vor, dass die einladende Stelle A aber auf keinen Fall Kosten vor dem Vortrag erstattet (was passiert eigentlich, wenn der Gast krank wird? Muss er dann die Stornokosten seines Flugs selbst tragen?). Wie ginge das auch, schließlich darf nichts bezahlt werden für Dinge, die es noch gar nicht gegeben hat?! Vorkasse wie oft bei Privatverbrauchern? Undenkbar!

Jetzt hat eingeladene Stelle B aber die Regelung, dass bei eingeladenen Besuchen und Kostenübernahme durch den Gastgeber auf keinen Fall eine Vorleistung durch Stelle B erbracht werden darf. Spätere Erstattungen sind nicht möglich.

Also ein mexikanisches Patt und leiden müssen die Fachabteilungen. Ich stelle mir das gerne wie zwei große sich umkreisende Galaxien vor, die langsam ineinander driften, kollidieren, und am Ende bleibt nichts übrig außer vielleicht einem schwarzen Loch.

Was benötigt solch ein Vorgang um ihn aufzulösen? Menschen. Einfach jemanden der die (faktische oder einfach mutige) Autorität hat Ausnahmeregelungen zuzulassen. Und ich bin immer wieder dankbar, wenn es diese Menschen gibt…

Titelbild: NASA/CXC/M.Weiss https://www.nasa.gov/audience/forstudents/5-8/features/nasa-knows/what-is-a-black-hole-58.html